Reisekosten von Arbeitnehmern in Frankreich
Nicht umsonst wurde das „gastronomische Mahl der Franzosen“ 2010 als immaterielles Kulturerbe von der UNESCO anerkannt. Das Essen ist in Frankreich ein besonderes Kulturgut, welches einen wichtigen Platz im täglichen Leben einnimmt. Daher nimmt der Franzose höhere Ausgaben für gute Qualität und Vielseitigkeit beim Essen gerne in Kauf. Dies macht sich auch bei den Reisekosten der Arbeitnehmer bemerkbar, die in Frankreich im Vergleich zu Deutschland höher ausfallen können.
Dennoch sind die angesetzten Pauschbeträge für Reisekosten in Frankreich zu niedrig angesetzt, um die reellen Kosten der Arbeitnehmer zu decken. Daher ist es empfehlenswert, dem Arbeitnehmer die Reisekosten auf Basis der reellen Kosten zurückzuerstatten.
Was wird in Frankreich unter Reisekosten verstanden?
Reisekosten sind Aufwendungen, die im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers entstehen und die vom Arbeitgeber direkt übernommen oder zurückerstattet werden. Folgende Aufwendungen werden dabei unter den Begriff Reisekosten gefasst:
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwendungen
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Die Übernahme der Reisekosten kann auf Basis der reellen Kosten oder in Form von Pauschbeträgen erfolgen.
I. Rückerstattung der reellen Kosten
Die Höhe der Rückerstattung der reellen Kosten muss den tatsächlichen Ausgaben des Arbeitnehmers entsprechen. Die Rückerstattung ist von Steuern und Sozialabgaben befreit, sofern die entsprechenden Belege vorliegen und der Arbeitgeber nachweisen kann, dass der Arbeitnehmer zusätzliche Kosten nicht vermeiden konnte.
In der Praxis bedeutet dies, dass der Arbeitnehmer eine Reisekostentabelle führt, der er die entsprechenden Rechnungen, Kassenbons oder andere Belege beifügt und die er dem Arbeitgeber in der Regel monatlich übermittelt.
II. Rückerstattung in Form von Pauschbeträgen
Erfolgt die Rückerstattung der Reisekosten in Form von Pauschbeträgen, so sind diese von Steuern und Sozialabgaben befreit, sofern sie die festgelegten Höchstbeträge nicht überschreiten und der berufliche Hintergrund der Reisekosten nachgewiesen werden kann. Überschüssige Beträge müssen auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden und unterliegen sowohl Steuern als auch Sozialabgaben.
III. Reisekosten für die Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsort
Die gewöhnliche Fahrtzeit für die Fahrten zwischen Wohnsitz und Arbeitsort zählt nicht zur Arbeitszeit. Wenn diese Zeit allerdings länger ist als die gewöhnliche Fahrtzeit zwischen Wohnsitz und Arbeitsort, muss dem Arbeitnehmer eine Gegenleistung für diese aufgebrachte Fahrtzeit gewährt werden. In letzterem Fall gilt auch: Wenn diese Zeit mit der Arbeitszeit zeitlich zusammenfällt, darf keine Gehaltskürzung aufgrund dieses Zusammenfallens erfolgen.
Jeder Arbeitgeber, dessen Sitz sich auf dem französischen Staatsgebiet befindet, ist dazu verpflichtet, 50 % der Kosten eines vom Mitarbeiter erworbenen Fahrausweises für dessen Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln von seinem Wohnort zu seinem Arbeitsort, zu übernehmen.
Darüber hinaus kann der Arbeitgeber freiwillig die für die Fahrten von Wohn- zu Arbeitsort (bzw. für die Fahrten auf dem entsprechenden Rückweg) entstandenen Treibstoffkosten erstatten.
IV. Reisekosten für beruflich veranlasste Reisen
Wenn der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug für beruflich veranlasste Reisen nutzen musste, muss ihm der Arbeitgeber ein „Kilometergeld“ auszahlen.
Dieses Kilometergeld ist sozialabgabenfrei, soweit die ausgezahlten Beträge nicht die von der regelmäßig aktualisierten Kilometertabelle der französischen Steuerverwaltung vorgesehenen Beträge überschreiten.